Нужно ли делать опись входящих или исходящих писем

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Акт на списание ТМЦ: образец О том, как подать в налоговые органы декларацию о доходах и оформить опись документов в налоговую к 3-НДФЛ, мы уже рассказывали в одной из наших статей.

Оформляем сопроводительное письмо к договору на подпись Разберем по шагам, как составить сопровождение к договору, который направляется на подпись, и приведем образец. Составляют его не только когда необходимо передать сами документы и зафиксировать этот факт, но и когда важно обратить внимание на ключевые моменты или дать четкое руководство к действию. В деловой переписке используют различные виды сопроводительных бумаг, ранее мы писали об общих требованиях к их составлению и о сопроводиловке к договору. В этой статье разберем, как составить сопровождение, в случае когда вы направляете второй стороне или соглашение на подпись, или дополнительное соглашение.

Нужно ли делать опись входящих или исходящих писем

Общие положения Настоящий Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений далее - Порядок подготовлен в соответствии с Федеральным законом от Настоящий Порядок устанавливает общие правила приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений в объектах почтовой связи и обязателен для исполнения филиалами ФГУП "Почта России" и их структурными подразделениями.

Перечень основных внутренних и внешних документов, регламентирующих прием и вручение внутренних регистрируемых почтовых отправлений 2. Федеральный закон "О почтовой связи" от Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от Порядок приема, обработки, перевозки, доставки и вручения почтовых отправлений "Отправления 1-го класса", утвержденный приказом ФГУП "Почта России" от Инструкция по оформлению, приему, обработке, перевозке и вручению Ответного внутреннего почтового отправления, утвержденная генеральным директором ФГУП "Почта России" от Порядок оформления и вручения дефектных почтовых отправлений, утвержденный первым заместителем генерального директора ФГУП "Почта России" от Инструкция по применению пломб почтовых одноразовых для внутренних и международных регистрируемых почтовых отправлений, утвержденная приказом ФГУП "Почта России" от Порядок оформления сопроводительных документов при приеме внутренних партионных почтовых отправлений, утвержденный генеральным директором ФГУП "Почта России" от Порядок приема, обработки, перевозки и вручения внутреннего почтового отправления "Мультиконверт", утвержденный приказом ФГУП "Почта России" от Порядок приема, обработки, перевозки и вручения внутренних почтовых отправлений "Магистральное крупногабаритное почтовое отправление", утвержденный приказом ФГУП "Почта России" от Технические требования к ящикам из гофрокартона для упаковки, транспортировки и хранения почтовых отправлений, утвержденные руководителем Дирекции технологий и информатизации ФГУП "Почта России" от Технические требования к пакетам почтовым полиэтиленовым с клапаном, утвержденные руководителем Дирекции технологий и информатизации ФГУП "Почта России" от Приказ Министерства РФ по связи и информатизации "О развитии системы штрихкодовой идентификации в почтовой связи" от Технология регистрации операции "Обработка" с атрибутом "Прибыло в место вручения" и операции "Неудачная попытка вручения" для регистрируемых почтовых отправлений в АИС, утвержденная руководителем Дирекции технологий и информатизации от Постановление Правительства Российской Федерации от Общероссийский классификатор услуг населению, утвержденный постановлением Госстандарта РФ от Термины, определения и сокращения В настоящем Порядке используются следующие термины, определения и сокращения: АИС - автоматизированная информационная система.

АСЦ - автоматизированный сортировочный центр. Вид почтового отправления - совокупность признаков, определяющих характер вложения, размеры, массу и способ упаковки почтового отправления. К видам почтовых отправлений относятся: письма; почтовые карточки; бандероли; секограммы; посылки; отправления EMS; письма 1-го класса; бандероли 1-го класса; мультиконверты; магистральные крупногабаритные почтовые отправления.

Внутреннее отправление EMS - регистрируемое почтовое отправление экспресс-почты, пересылаемое в пределах Российской Федерации, вложение, размеры, вес и упаковка которого определяются Порядком приема, обработки, перевозки и вручения внутренних отправлений EMS.

Внутреннее почтовое отправление - почтовое отправление, принимаемое для пересылки и доставки адресату на территории Российской Федерации. Возврат почтового отправления - направление почтового отправления по адресу отправителя, по причине, повлекшей невозможность вручения его адресату представителю адресата.

Временное хранение почтового отправления - хранение в объектах почтовой связи нерозданных или невостребованных почтовых отправлений, в течение срока, определенного Правилами оказания услуг почтовой связи.

Вручение почтового отправления, уведомления о вручении - производственная операция, заключающаяся в выдаче почтового отправления, уведомления о вручении лично адресату или его представителю отправителю или его представителю в случае возврата почтового отправления.

Доставка почтового отправления, уведомления о вручении и извещения - производственная операция, заключающаяся в перемещении почтового отправления, уведомления о вручении, извещения о регистрируемом почтовом отправлении из объекта почтовой связи места назначения в ячейку абонентского почтового шкафа, в почтовый абонентский ящик адресата или по указанному адресу, через почтовые шкафы опорных пунктов для вручения.

Досыл почтового отправления - производственная операция, заключающаяся в направлении почтового отправления по другому адресу. Заказное почтовое отправление - регистрируемое почтовое отправление почтовая карточка, письмо, секограмма, бандероль, письмо 1-го класса, бандероль 1-го класса, отправление "Мультиконверт" , принимаемое без оценки стоимости вложения, с выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку.

Засылка почтового отправления - ошибочное направление почтового отправления. ИС - информационная система. Календарная информация - информация, состоящая из: даты формирования документа, приема почтовых отправлений , наименования объекта почтовой связи, включая его почтовый индекс, наносимые при помощи печатающих устройств.

Категория почтового отправления - совокупность признаков, определяющих порядок и условия приема, обработки, перевозки и доставки вручения почтового отправления простое, заказное, с объявленной ценностью, обыкновенное. Магистральное крупногабаритное почтовое отправление МКПО - регистрируемое почтовое отправление, вложение, размеры, вес и упаковка которого определяются Порядком приема, обработки, перевозки и вручения внутренних почтовых отправлений "Магистральное крупногабаритное почтовое отправление".

Мелкая посылка - посылка весом до 3 кг, большая сторона которой не превышает 35 см, а сумма трех измерений не превышает 70 см.

МСЦ - магистральный сортировочный центр. Мультиконверт - это внутреннее почтовое отправление с товарным вложением, размеры, вес и упаковка которого определяются Порядком приема, обработки, перевозки и вручения внутреннего почтового отправления "Мультиконверт".

Невостребованное почтовое отправление - почтовое отправление, которое оказалось невозможным доставить вручить адресату, а по возвращении по обратному адресу - и отправителю, либо почтовое отправление из числа нерозданных после его вскрытия и неустановления адресных данных адресата и отправителя.

Нерозданное почтовое отправление - почтовое отправление, которое оказалось невозможным доставить вручить адресату и ввиду отсутствия адресных данных возвратить отправителю.

Обыкновенное почтовое отправление - регистрируемое почтовое отправление посылка, отправление EMS, МКПО , принимаемое без оценки стоимости вложения, с выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку. ОПП - отделение перевозки почты при железнодорожной станции.

ОСП - обособленное структурное подразделение. Ответное внутреннее почтовое отправление ОВПО - почтовое отправление с ответами респондентов, вложение, размеры, вес и упаковка которого определяются Инструкцией по оформлению, приему, обработке, перевозке и вручению Ответного внутреннего почтового отправления.

Отделение почтовой связи ОПС - объект почтовой связи, предоставляющий пользователям услуги почтовой связи. Отправление 1-го класса - внутреннее почтовое отправление письмо 1-го класса и бандероль 1-го класса , вложение, размеры, вес и упаковка которого определяются Порядком приема, обработки, перевозки, доставки и вручения почтовых отправлений "Отправлений 1-го класса".

Пакет почтовый полиэтиленовый - упаковка для почтового отправления массой не более 3 кг, отвечающая техническим требованиям, утвержденным ФГУП "Почта России". Партионные почтовые отправления - почтовые отправления, сдаваемые по спискам ф.

ПЖДП - прижелезнодорожный почтамт. ПКТ - почтово-кассовый терминал. Почтовое отправление с уведомлением о вручении - регистрируемое почтовое отправление, при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление.

Почтовое отправление с объявленной ценностью - регистрируемое почтовое отправление письмо, бандероль, посылка, отправление 1-го класса, внутреннее отправление EMS , принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем, с выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку.

Почтовое отправление с наложенным платежом - регистрируемое почтовое отправление с объявленной ценностью, при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи взыскать установленную им денежную сумму с адресата и выслать ее по адресу, указанному отправителем.

Почтовое отправление с описью вложения - регистрируемое почтовое отправление с объявленной ценностью, принимаемое в открытом виде с поименным перечислением вложения и указанием суммы оценки, определенной отправителем.

Прием почтового отправления - производственная операция, заключающаяся в оформлении почтовым работником сдаваемого отправителем почтового отправления. Разряд почтового отправления - совокупность признаков, определяющих принадлежность почтового отправления к определенной группе пользователей президентское, правительственное, воинское, служебное, судебное, ОВПО.

Регистрируемая письменная корреспонденция - письма, почтовые карточки, секограммы, бандероли, принимаемые с присвоением им ШПИ, с выдачей отправителю квитанции и вручаемые адресату под расписку.

Секограмма - почтовое отправление, подаваемое в открытом виде, с вложением, предназначенным исключительно для слепых. Служебное почтовое отправление - собственное почтовое отправление ФГУП "Почта России" разряда "Служебное", пересылаемое по своим сетям почтовой связи без оплаты.

Судебное почтовое отправление - заказные почтовые отправления письмо, бандероль разряда "Судебное", отправляемые федеральными судами Российской Федерации и мировыми судьями и пересылаемые с уведомлением о вручении.

Уведомление о вручении - бланк установленной формы, заполняемый отправителем при сдаче им регистрируемого почтового отправления и возвращаемый объектом почтовой связи отправителю или указанному им лицу с информацией о том, когда и кому выдано вручено регистрируемое почтовое отправление.

Хранение почтового отправления - услуга оператора почтовой связи по хранению почтового отправления в период, предшествующий вручению и определенный Правилами оказания услуг почтовой связи.

ШПИ - штриховой почтовый идентификатор внутреннего регистрируемого почтового отправления, соответствующий РТМ Общий порядок приема регистрируемых почтовых отправлений 4.

Регистрируемые почтовые отправления сдаются на операционные кассы отделений почтовой связи. Заказные письма могут сдаваться почтальону во время обхода им доставочного участка.

Прием отправлений EMS может осуществляться специальным курьером по вызову в стационарном месте доме, офисе, организации и т.

Внутренняя опись документов дела

В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа. Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления ДОУ в регистрационно-контрольных карточках РКК или журнале регистрации исходящих документов. Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию.

Типы документов

Служебные записки Справочники Отдельные поля документов могут принимать только определенные значения, выбираемые из справочников системы. Например, поле "Статус документа" может принимать значения "Действующий", "Действие приостановлено" и "Недействующий" из соответствующего справочника: Пользователь с определенной ролью может самостоятельно создавать или редактировать списки значений подобных справочников. Наиболее полная схема работы с входящим письмом следующая: на входящее письмо руководитель налагает резолюцию — поручает некоторому подразделению создать исходящее письмо-ответ; входящее письмо регистрируется в подразделении; руководитель подразделения налагает свою резолюцию и поручает некоторому сотруднику создать проект письма-ответа; проект исходящего письма проходит согласование, после чего подписывается и регистрируется; исходящее письмо отправляется адресату. Вся переписка с корреспондентами в виде связанных документов будет доступна из карточки входящего письма. Для создания и хранения данного типа документов существует одноименная папка. Особенностью работы с Обращениями граждан является использование взаимосвязанных справочников подсистемы физических лиц. С помощью данных справочников вы можете составить реестр граждан, находящихся в зоне ответственности вашей организации, например, список избирателей и т.

Папка накладные входящие или полученные

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Количество печатей, их виды и перечень документов, на которых они проставляются, определяет глава администрации. В городской администрации большой гербовой печатью заверяются подписанные главой администрации или лицом, исполняющим его обязанности, договоры, соглашения, в которых одной из сторон является администрация города; доверенности, дающие право представлять интересы администрации в различных учреждениях; юридические документы на право пользования земельными участками, выдаваемые физическим и юридическим лицам; векселя администрации, Почетные грамоты, свидетельства о награждении муниципальными премиями и учреждении стипендий администрации. Малой гербовой печатью заверяются служебные и командировочные удостоверения, больничные листы работников городской администрации, акты, исходящие инициативные документы, подписанные заместителями главы администрации. Гербовой печатью с указанием общего отдела заверяются финансовые документы городской администрации, договора, платежные поручения, доверенности на получение материально-технических средств. По согласованию с главой администрации печати могут проставляться и на других документах. Печатью "Для постановлений и распоряжений" заверяются копии постановлений и распоряжений главы администрации. Печатью "Для распоряжений" в основном заверяются копии распоряжений по финансовым вопросам аппарата администрации.

Журнал регистрации исходящих документов

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3года.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.

Пишем сопроводительное письмо заказчику Автор: Панина Светлана 2 февраля Правила деловой переписки рекомендуют писать сопроводительные письма при отправке любой документации, не важно, в бумажном или электронном виде это происходит. В статье разбираемся, как написать сопроводительное письмо, направляя документы заказчику. Скачать образец сопроводительного письма Зачем писать Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства.

Входящая исходящая корреспонденция в администрации. Порядок регистрации исходящих документов

Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации. Полнота отражения информации о документе при регистрации. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами например, способ отправки.

Пишем сопроводительное письмо заказчику

Руководителям исполняющим обязанности руководителя управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и начальникам исполняющим обязанности начальника межрегиональных инспекций ФНС России привести индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствие с Типовой инструкцией по делопроизводству. Признать утратившими силу: пункты 1 и 2 приказа ФНС России от Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы на Д.

Что входит в реестр отправленной корреспонденции. Форма ведения журнала

Петренко Верно: Инспектор подпись З. Горюк Оформление приложений к документам 4. Приложения к документам, которые создаются в деятельности учреждений, могут быть трех видов: - приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами приложения к распорядительным актам ; - приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа; - приложения, являющиеся самостоятельными документами и направляемые с препроводительным письмом. Приложения должны иметь следующие элементы оформления: наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т. Наличие приложений указывается в основном или в препроводительном документе после его текста выше подписи с указанием их наименования, количества листов и количества прилагаемых экземпляров.

Опись документов для регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Составление и итоговое заполнение внутренний описи документов дела является одним из заключительных этапов работы по формированию дела. Специфика дела и состав документов, входящих в него, определяют характер информации, которую будет содержать внутренняя опись документов. Именно поэтому, прежде чем говорить о порядке оформления данного документа, необходимо в общих чертах описать общую процедуру формирования дел и особенности группировки в нем документов. В первой части данного обзора мы расскажем о технологии формирования дел, а во второй - дадим подробное описание процедуры составления внутренней описи документов дела. Технология формирования дел и внутренняя опись документов Технология формирования дел в общем виде состоит из ряда операций: Распределение завершенных или исполненных деловых бумаг по папкам согласно утвержденной номенклатуре дел ; Сортировка бумаг внутри папки дела по тому или иному принципу; Составление внутренней описи документов дела и оформление обложки.

Вид основного раздела журнала: Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. ГОСТ Р Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Документы нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер документа заносится в графу 1. Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 15
  1. Вениамин

    Был еще пример-мой товар украли,страховка покрыла ущерб,но при возврате страховых денег с меня высчитали 13 налога!те меня обокрали дважды!заработал вор а я за него уплатил налог.кого защищает эта система.хмм.

  2. Пров

    Ситуация в точности как Вы и сказали на 1 минуте 45 секунде:

  3. Милана

    В налоговую нужно только с адвокатом, иначе никак-

  4. Стоян

    Для Юриста Слишком Сыро и Плохо дифференцированы риски Продавца и Риски Покупателя! Указаны Устаревшие Риски! При Оценке Рисков сбор справок недостаточно!

  5. rubartdanthgee

    Даже якщо випишуть не будуть платить!

  6. Фаина

    Про менталитет это очень красивая сказка. Вот хороший пример Чечня. То что там сейчас творит Кадыров этого никогда не было: не было никаких падишахов у чеченцев. Сейчас пожалуйста. Если 25 лет обрабатывать население из всех экранов и динамиков, то можно любой менталитет привить. Это всё лицемерие. Войско баранов, возглавляемое львом, всегда одержит верх над войском львов, возглавляемых бараном . Всегда можно говорить, что это народ (менталитет виноват.но на самом деле всё зависит от руководства.

  7. Федор

    Такое ощущение , что нам хотят впарить адвоката , когда мы еще да же из дома невышли

  8. Творимир

    Правильно , игнорить их да и все. Пусть в суд идут.

  9. Мирослав

    4.т.к. дорога там с подьемами и спусками, то их из далека не видно.

  10. Потап

    Спасибо большое полезная информация.

  11. Чеслав

    Отличное видео, респект!

  12. Зиновий

    До выборов ещё и не такое услышим.

  13. risike

    Спасибо за полезную информацию!)

  14. Оксана

    Здравствуйте, уважаемый Тарас! Спасибо Вам за вашу работу очень полезно! У меня есть вопрос на подобную тему. В магазине, находящемся в подвале жилого дома хочу переоборудовать вход. Какие возможности и согласования нужны? И где об этом прочитать? Спасибо.

  15. deochantheoxi1984

    Юрист ты не сказал самого главного Кто этот весь обман покрывает умные люди знают кто Ну хотели бы чтобы эти слова произнесли сь Из твоих уст

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных